Memahami Makna Administrasi Sebenarnya

Gambar: UNS

Memahami Makna Administrasi – Banyak orang, pun demikian dengan saya, menganggap bahwa “administrasi” hanyalah suatu bentuk pekerjeaan yang berkaitan dengan dokumentasi, surat-menyurat, pengorganisiran barang-barang kantor, atau semacam itulah. Selama ini saya masih berada dalam kelompok tersebut. Namun ternyata hal itu salah. Setidaknya itu sedikit yang baru saya ketahui setelah membaca beberapa buku tentang administrasi publik. Sedari itu saya berpikir bahwa perlu kiranya untuk menginggalkan atau pun mengubah persepsi akan makna administrasi itu.

Makna Administrasi

Dari hal sedikit yang baru saya ketahui, admnistrasi merupakan bentuk kerja sama antara dua orang atau lebih dalam sebuah struktur organisasi yang melakukan kegiatan-kegiatannya secara sistematis untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Administrasi dapat pula dikatakan sebagai serangkaian proses yang didalamnya terdapat tujuan-tujuan yang telah ditentukan untuk dicapai oleh sebuah organisasi. Organisasi untuk dapat mencapai tujuan-tujuan tersebut perlu dikelola dengan manajemen yang dipimpin oleh seorang atau beberapa orang manajer yang mampu untuk mengambil keputusan-keputusan terarah dan/atau terkadang perlu mengambil kebijakan secara cepat serta bagaimana mengorganisir divisi-divisi yang dipimpinnya.

Untuk mencapai tujuan-tujuan yang ada dalam administrasi itulah maka terbentuk wadah atau organisasi dengan beberapa orang yang menjalankan pos-posnya sendiri. Pos-pos atau divisi ini dikelola oleh seorang pemimpin, dalam hal ini direktur, untuk menjalankan tugas-tugasnya yang disinergikan untuk mencapai tujuan besar lembaga ini.

Agar tujuan yang telah ditetapkan itu dapat dicapai maka pemimpin di lembaga ini selalu mencoba memberi kepercayaan masing-masing divisi untuk mengerjakan tugas-tugasnya, sembari terus mengontrol agar supaya tugas yang dijalankannya itu efektif dan efisien untuk mencapai tujuan. Salah satu bentuk pengontrolan ini dilakukan dalam bentuk rapat bulanan dimana masing-masing divisi melaporkan hasil kinerjanya dalam bulan tersebut; lalu pimpinan atau divisi yang lain dapat memberikan masukan atau ide-ide baru yang kiranya dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi atau pun tantangan baru yang harus dicoba untuk didobrak.

Tantangan perlu diciptakan dalam administrasi organisasi atau pun perusahaan karena dengan hal tersebut dapat memicu munculnya inovasi-inovasi baru untuk meningkatkan kerja masing-masing orang yang ada di divisi atau pun memberi dalam upaya memberikan pelayanan yang lebih baik.

Pemimpin dalam memimpin juga terkadang perlu memberikan sesuatu yang dapat mengurangi kejenuhan, kepenatan, atau pun stress karena sudah terlalu lama bekerja. Candaan kadang terlontar untuk mencairkan suasana; dan hal ini menurut saya pribadi penting untuk bagaimana menjaga emosi orang-orang yang ada di divisi-divisi tanpa mengurangi rasa hormat orang-orang yang ada di divisi pada pemimpinnya.

Mungkin itulah sepenggal congkelan ilmu yang baru saya ketahui tentang makna administrasi yang sebenarnya. Mungkin dapat disimpulkan bahwa administrasi bukanlah domain dari sebuah organisasi atau pun perusahaan. Administrasi pun mempunyai skala terkecil yakni di dalam diri masing-masing orang.